Public:
Le métier de secrétaire a beaucoup évolué même si les fondamentaux sont restés au cœur de la fonction. La transformation digitale a déclenché le besoin de nouvelles compétences. Ce cycle a pour objectif d’apporter les savoir-faire et des savoir-être requis pour répondre aux exigences du métier : organisation, communication, fiabilité. Ce cycle de formation est destiné aux secrétaires qui souhaitent gagner en efficacité au quotidien.
Prérequis:
Il est recommandé de maîtriser le Français pour suivre la formation: Secrétaires – Comment dynamiser votre réussite
Cette formation devra vous permettre de :
D’organiser, de gérer son temps et ses priorités.
De communiquer avec efficacité avec son entourage.
D’affirmer ses écrits professionnels.
Modalités pédagogiques
Trainings : une formation participative ponctuée de nombreuses mises en situation et jeux de rôle à partir du vécu des participants, portant sur la formulation positive, la qualité d’accueil physique / téléphonique, le capital image
Suivi et évaluation des acquis
Evaluation de la formation par les participants.
Remise d’une attestation de fin de formation.
Durée de la formation
6 journées
Programme détaillé
Se positionner dans l’organisation et y définir son rôle
Diagnostic sur :
Les contributions attendues par l’entreprise (côté entreprise, côté clients)
Son organisation personnelle.
Ses axes de progression et ses pistes d’évolution.
Mieux maîtriser son organisation pour gagner du temps et planifier ses activités
Mettre en place des méthodes pour structurer son travail.
Comment anticiper et planifier ses activités pour être plus efficace.
Identifier et concevoir la différence entre l’important, le prioritaire et l’urgent.
Mettre en oeuvre le guide des procédures « secrétariat ».
Connaitre les règles pour suivre plusieurs activités en simultanées.
Training : focus sur la notion de service : attendu, rendu, perçu ; identifier son abord de la relation client
Rédiger avec plus de clarté au quotidien
Gagner du temps dans la rédaction.
Tirer profit de la messagerie.
Rendre ses écrits attractifs.
Rédiger des e-mails, des lettres et des notes efficaces.
Atelier: la lisibilité des écrits
Classer avec méthode
Utiliser la méthode adaptée aux besoins.
Connaître les règles en matière de conservation de documents.
Mettre en place un plan de classement évolutif.
Prendre le « relais » de son supérieur hiérarchique
Réflexion : comment établir des relations constructives.
Savoir repérer l’essentiel.
Savoir gérer l’information reçue et donnée.
Collecter et trier les informations pertinentes.
Savoir traiter et suivre un dossier.
Training : Gérer les échéances
Améliorer l’efficacité de sa communication « en toute situation »
Garantir la qualité des appels téléphoniques entrants et sortants.
Jouer pleinement son rôle avec amabilité concision et rigueur.
Prendre en charge les visiteurs.
Savoir valoriser sa société.
Gérer les interlocuteurs ou les situations difficiles.
Training : s’entrainer à avoir une formulation positive
Formation à la demande
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