La maîtrise des savoir-faire et des savoir être de base est requise pour répondre aux exigences du métier : organisation, communication, fiabilité, etc. Certaines personnes sont amenées à exercer le métier d'assistant(e) sans avoir bénéficié d'une formation initiale. Ce cycle court a pour objectif d'apporter les compétences
Public:
Ce cycle de formation spécifique à la fonction d’assistant (e) est prévu sur 3 mois, à raison de 2 journées par mois et est destiné à des assistants(es) qui souhaitent se perfectionner.
Prérequis:
Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Durée
6 journées
Cette formation-action devra vous permettre de :
D’acquérir les éléments indispensables à la maîtrise parfaite du rôle d’assistant(e) dans les organisations actuelles. Au cours de ces 8 journées consacrées à la fonction d’assistant (e), vous appréhenderez toutes les techniques et les qualités requises pour mener à bien votre mission auprès de votre manager.
Programme détaillé
1/ La fonction de Manager / La fonction d’assistant(e) Manager
Ce module est consacré à la réflexion sur la fonction managériale et devra vous permettre de maîtriser concrètement l’importance que représente le binôme que vous devez former avec votre manager
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Manager, qu’est-ce que c’est ?
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Comprendre les spécificités de la fonction
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Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir-être.
2/ Positionner son rôle et ses missions dans l'organisation
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Identifier la spécificité de la fonction et de ses implications.
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Évaluer l'étendue du champ d'action de l'assistant(e).
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Comprendre les enjeux du rapport avec la coordination.
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Définir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.
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Créer le guide des procédures du poste : méthodes et applications
3/ Savoir travailler avec le manager et l'équipe
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Identifier les conditions d'une collaboration réussie.
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Comprendre le mode de fonctionnement du manager et de l'équipe.
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Savoir satisfaire les attentes.
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Gérer son agenda et celui de son manager.
4/ Optimiser ses capacités de communiquant
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Identifier les paramètres essentiels de la communication
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Mieux me connaître pour communiquer avec les autres
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Comprendre ce qui se joue dans les relations de face-à-face.
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Comprendre que « la signification d’un message est donné par la réaction qu’il suscite».
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Gérer l’information reçue et donnée.
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Renforcer ses connaissances sur les réflexes d’une démarche orientée solutions
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Contribuer à la résolution des problèmes.
5/ Gérer son temps de travail et ses priorités :
Ce module de formation permettra aux participants: d'anticiper et planifier ses activités en se centrant sur l'essentiel. Mettre en place une organisation personnelle efficace au quotidien. Utiliser avec pertinence les outils de communication et d’organisation.
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Identifier les paramètres de la gestion de ses activités d’après la matrice d’Eisenhower
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Comment distinguer l’important de l’urgent.
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Anticiper pour éviter d’être débordé.
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Renforcer ses capacités à planifier.
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Faire évoluer l’emploi de son temps.
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Analyser l’utilisation de son temps à partir de la fiche de relevé d’activités.
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Décider d’un plan d’actions personnalisé et de développement
6/Gérer les informations et classer avec méthode
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Connaître les règles d'un classement efficace.
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Utiliser la méthode adaptée.
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Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents.
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Mettre en œuvre un plan de classement évolutif.
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Organiser le classement électronique des documents.
7/Courriers et e-mails
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Concevoir et rédiger des écrits structurés.
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Soigner la forme et la présentation des écrits : les règles fondamentales.
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Améliorer son style.
