Spécial Assistant(e): Les 7 clefs de l'excellence professionnelle

 


La maîtrise des savoir-faire et des savoir être de base est requise pour répondre aux exigences du métier : organisation, communication, fiabilité, etc. Certaines personnes sont amenées à exercer le métier d'assistant(e) sans avoir bénéficié d'une formation initiale. Ce cycle court a pour objectif d'apporter les compétences

 

 

 

Public:

Ce cycle de formation spécifique à la fonction d’assistant (e) est prévu sur 3 mois, à raison de 2 journées par mois et est destiné à des assistants(es) qui souhaitent se perfectionner.

 

 

Prérequis:

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

 

 

Durée 

6 journées

 

 

Cette formation-action devra vous permettre de :

D’acquérir les éléments indispensables à la maîtrise parfaite du rôle d’assistant(e) dans les organisations actuelles. Au cours de ces 8 journées consacrées à la fonction d’assistant (e), vous appréhenderez toutes les techniques et les qualités requises pour mener à bien votre mission auprès de votre manager.


 

Programme détaillé

 

1/ La fonction de Manager / La fonction d’assistant(e) Manager

Ce module est consacré à la réflexion sur la fonction managériale et devra vous permettre de maîtriser concrètement l’importance que représente le binôme que vous devez former avec votre manager

  • Manager, qu’est-ce que c’est ?
  • Comprendre les spécificités de la fonction
  • Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir-être.

 

2/ Positionner son rôle et ses missions dans l'organisation

« Actualiser » la dynamique de coopération et de collaboration constitue un enjeu important pour l’organisation. En effet, l’assistante joue un rôle essentiel de relais dans l’organisation.
  • Identifier la spécificité de la fonction et de ses implications.
  • Évaluer l'étendue du champ d'action de l'assistant(e).
  • Comprendre les enjeux du rapport avec la coordination.
  • Définir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.
  • Créer le guide des procédures du poste : méthodes et applications

 

3/ Savoir travailler avec le manager et l'équipe

  • Identifier les conditions d'une collaboration réussie.
  • Comprendre le mode de fonctionnement du manager et de l'équipe.
  • Savoir satisfaire les attentes.
  • Gérer son agenda et celui de son manager.

 

4/ Optimiser ses capacités de communiquant

Ce module de formation permettra aux participants de comprendre le processus de la communication et intégrer ses principales composantes, afin d’adapter sa communication au profil de son interlocuteur, de développer un comportement assertif dans ses relations interpersonnelles et de renforcer sa capacité de persuasion pour donner de l'impact à ses idées.
  • Identifier les paramètres essentiels de la communication
  • Mieux me connaître pour communiquer avec les autres
  • Comprendre ce qui se joue dans les relations de face-à-face.
  • Comprendre que « la signification d’un message est donné par la réaction qu’il suscite».
  • Gérer l’information reçue et donnée.
  • Renforcer ses connaissances sur les réflexes d’une démarche orientée solutions
  • Contribuer à la résolution des problèmes.

 

5/ Gérer son temps de travail et ses priorités :

Ce module de formation permettra aux participants: d'anticiper et planifier ses activités en se centrant sur l'essentiel. Mettre en place une organisation personnelle efficace au quotidien. Utiliser avec pertinence les outils de communication et d’organisation.

  • Identifier les paramètres de la gestion de ses activités d’après la matrice d’Eisenhower
  • Comment distinguer l’important de l’urgent.
  • Anticiper pour éviter d’être débordé.
  • Renforcer ses capacités à planifier.
  • Faire évoluer l’emploi de son temps.
  • Analyser l’utilisation de son temps à partir de la fiche de relevé d’activités.
  • Décider d’un plan d’actions personnalisé  et de développement

 

6/Gérer les informations et classer avec méthode

  • Connaître les règles d'un classement efficace.
  • Utiliser la méthode adaptée.
  • Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents.
  • Mettre en œuvre un plan de classement évolutif.
  • Organiser le classement électronique des documents.

 

7/Courriers et e-mails

  • Concevoir et rédiger des écrits structurés.
  • Soigner la forme et la présentation des écrits : les règles fondamentales.
  • Améliorer son style.

Formation à la demande

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Les OPCO ont 3 missions principales :

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  • Assurer le financement du plan de développement des compétences et des services de proximité au profit des TPE-PME (<50 salariés)
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décembre, 2019

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