Spécial Assistant(e): Les 7 clefs de l’excellence professionnelle

Le métier d’assistant(e) est en pleine transformation. Indispensable au bon fonctionnement d’un service, l’assistant(e) doit avoir de nombreuses cordes à son arc et être réactif-ve à tous les types de demandes. Cette formation se décline en sept thématiques.. Nos formations permettent également à nos stagiaires d’améliorer leur efficacité professionnelle : gestion du temps, communication et fonctionnement des outils de bureautique. Vous apprendrez à développer de nombreuses compétences relationnelles, essentielles au métier d’assistant(e) et de secrétaire, afin d’être équipé(e) pour répondre avec talent aux sollicitations de vos collaborateurs.

Public:

Cette formation spécifique à la fonction d’assistant (e) est destiné à des assistants(es) qui souhaitent se perfectionner.

Prérequis:

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Modalités pédagogiques

Des ateliers de travail pour faciliter les échanges d’expérience et confronter les idées et les meilleures pratiques. Pour enrichir le débat d’idées et en déduire des actions individuelles et collectives dans les optiques de prise de décision.

Des cas pratiques, exemples d’applications, exercices de synthèse de difficulté progressive en binôme ou en sous-groupe. Pour illustrer les exposés techniques et théoriques et faire émerger une culture commune de travail en équipe. Pour faire émerger les meilleures pratiques professionnelles à partir de l’échange et de la confrontation des points de vue.

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation de la formation par les participants.
Remise d'une attestation de fin de formation.

Durée

4 journées

Cette formation-action devra vous permettre de :

D’acquérir les éléments indispensables à la maîtrise parfaite du rôle d’assistant(e) dans les organisations actuelles. Au cours de ces 4 journées consacrées à la fonction d’assistant (e), vous appréhenderez toutes les techniques et les qualités requises pour mener à bien votre mission auprès de votre manager.

Les compétences visées par cette formation font l’objet d’une évaluation

Programme détaillé

1/ La fonction de Manager / La fonction d’assistant(e) Manager

Ce module est consacré à la réflexion sur la fonction managériale et devra vous permettre de maîtriser concrètement l’importance que représente le binôme que vous devez former avec votre manager

Manager, qu’est-ce que c’est ?

Comprendre les spécificités de la fonction

Atelier: Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir-être.

2/ Positionner son rôle et ses missions dans l'organisation

« Actualiser » la dynamique de coopération et de collaboration constitue un enjeu important pour l’organisation. En effet, l’assistante joue un rôle essentiel de relais dans l’organisation.

Identifier la spécificité de la fonction et de ses implications.

Évaluer l'étendue du champ d'action de l'assistant(e).

Comprendre les enjeux du rapport avec la coordination.

Définir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.

Créer le guide des procédures du poste : méthodes et applications

3/ Savoir travailler avec le manager et l'équipe

Identifier les conditions d'une collaboration réussie.

Comprendre le mode de fonctionnement du manager et de l'équipe.

Savoir satisfaire les attentes.

Gérer son agenda et celui de son manager.

Brainstorming : définir le mode de collaboration

4/ Optimiser ses capacités de communiquant

Ce module de formation permettra aux participants de comprendre le processus de la communication et intégrer ses principales composantes, afin d’adapter sa communication au profil de son interlocuteur, de développer un comportement assertif dans ses relations interpersonnelles et de renforcer sa capacité de persuasion pour donner de l'impact à ses idées.

Identifier les paramètres essentiels de la communication

Mieux me connaître pour communiquer avec les autres

Comprendre ce qui se joue dans les relations de face-à-face.

Comprendre que « la signification d’un message est donné par la réaction qu’il suscite».

Gérer l’information reçue et donnée.

Renforcer ses connaissances sur les réflexes d’une démarche orientée solutions

Contribuer à la résolution des problèmes.

Training : s'entrainer à avoir une formulation positive

5/ Gérer son temps de travail et ses priorités :

Ce module de formation permettra aux participants: d'anticiper et planifier ses activités en se centrant sur l'essentiel. Mettre en place une organisation personnelle efficace au quotidien. Utiliser avec pertinence les outils de communication et d’organisation.

Identifier les paramètres de la gestion de ses activités d’après la matrice d’Eisenhower

Comment distinguer l’important de l’urgent.

Anticiper pour éviter d’être débordé.

Renforcer ses capacités à planifier.

Faire évoluer l’emploi de son temps.

Analyser l’utilisation de son temps à partir de la fiche de relevé d’activités.

Décider d’un plan d’actions personnalisé et de développement

6/Gérer les informations et classer avec méthode

Connaître les règles d'un classement efficace.

Utiliser la méthode adaptée.

Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents.

Organiser le classement électronique des documents.

Atelier : Mettre en œuvre un plan de classement évolutif.

7/Courriers et e-mails

Concevoir et rédiger des écrits structurés.

Soigner la forme et la présentation des écrits : les règles fondamentales.

Améliorer son style.

Atelier : la lisibilité des écrits professionnels

Formation à la demande

Cette thématique vous intéresse ?
Nos concevons votre formation sur-mesure

Formation Intra

pour un groupe entre 4 et 8 personnes maximum

Votre OPCA se transforme en OPCO

Votre Opca devenu Opérateur de compétences (OPCO) depuis le 1er janvier 2019 a l’obligation d’assurer une continuité de service pour les entreprises et les personnes.

Nouvelles missions des OPCO

Les OPCO ont 3 missions principales :

Assurer le financement des formations en alternance
Assurer le financement du plan de développement des compétences et des services de proximité au profit des TPE-PME (<50 salariés)
Appuyer techniquement les branches sur les questions de GPEC, de niveaux de prises en charge des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, de certification.

Les formations financées par votre OPCO en 2019

Des partenariats sont mis en place avec certains OCP pour permettre aux entreprises de bénéficier :

Des actions collectives toujours disponibles en 2019 ;
D’une prise en charge pour une entreprise de moins de 50 salariés
D’accords tarifaires exclusifs pour les entreprises de plus de 50 salariés.

Compléter ce formulaire vous permettra de faire le point sur votre situation actuelle et les éventuelles difficultés que vous rencontrez dans le cadre du travail.

Vous réponses nous permettrons d’adapter le programme et les outils de la formation au plus près de vos besoins et attentes

Spécial Assistant(e): Les 7 clefs de l'excellence professionnelle - Questionnaire recueil des attentes -

Nom de la société

Votre Nom

Votre Prénom

Quelle est votre fonction

Votre ancienneté dans la fonction

Qu’attendez-vous de la formation "Spécial Assistant(e): Les 7 clefs de l'excellence professionnelle"?

Quelles sont les difficultés que vous risquez de rencontrer lors de vos pratiques en tant qu'assistante au quotidien

Sur quel(s) point(s) souhaiteriez-vous que l'on insiste avec force lors de la formation ?

Que recherchez-vous en priorité dans cette formation ?

Acquérir des compétences, pour évoluer dans votre fonction